Si las cosas no funcionan REINVENTATE

Juan entraba todos los días a las 9 en su oficina y comenzaba con la rutina de atender llamadas, discusiones, consultas de compañeros y reuniones. Normalmente no podía empezar a realizar sus tareas antes de las 5 de la tarde, salía muy tarde de la oficina, de mal humor y estresado.  

El principal problema de Juan eran las interrupciones que no le permitían concentrarse en hacer sus tareas. Para solucionarlo cambió su forma de hacer las cosas, comenzó a gestionar a través del email, simplemente con tres palabras, “ponme un email” cada vez que alguien le interrumpía, de esta forma Juan pasó a controlar su tiempo en vez de que otras personas lo controlaran a él.

Para que esto funcione es fundamental contestar el email diariamente, es decir, tener la bandeja de entrada vacía.

Bandeja de entrada: El lugar donde se recibe el email y se procesa, nunca se queda ahí. Una bandeja llena significa irresponsabilidad. Una bandeja vacía significa que has contestado a todo el mundo.

Cómo vacías la bandeja de entrada?

• Lee email de la bandeja de entrada y decide si lo eliminas. No pierdas mucho tiempo.
• Si tardas menos de un minuto haz la acción requerida en el email: Contestar, reenviar, hacer una llamada, etc.
• Márcalo para hacer una acción a lo largo del día si puedes.
• Conviértelo a una tarea.
• Crea una tarea de seguimiento.
• Muévelo a la carpeta de correo procesado.
• Trabaja las tareas desde la barra de tareas pendientes.

Qué estas comunicando a tus compañeros, clientes o proveedores:

•  Significa que eres responsable.
•  Qué resuelves problemas.
•  Qué eres fiable.

 Que beneficios obtienes?

• Disminuyen las llamadas.
• Eres más productivo.
• Controlas tu tiempo y disminuyes el estrés.
• No hay discusiones sobre lo que yo dije o tú dijiste, todo queda por escrito.
• Mejoras la gestión de tu tiempo.

Tienes la bandeja de entrada completamente llena? No pasa nada, nosotros te enseñamos y puedes poner en marcha el proceso desde ya.

 Más información.

¿Por qué sales tarde de la oficina?

Cuantas veces salimos tarde de la oficina y además con la sensación de no haber hecho todo lo que debíamos, o lo que es peor, dejando tareas importantes sin hacer. Es necesario aprender a establecer prioridades en nuestras tareas para distinguir las tareas más importantes y hacerlas ya. 

No confíes todo a tu cabeza, priorizas mejor visualmente y disminuyes el estrés. No andes con un montón de notas, escribe todas las tareas en un único lugar, tienes un mejor control. 

Para priorizar tienes que tener en cuenta dos variables: cuando tengo que hacer esa tarea y qué importancia tiene para mí. Por ejemplo: La tarea “comprar el árbol de navidad” en Agosto no es importante pero si en Diciembre. 

Hemos implementado en Outlook este sistema y te enseñamos a priorizar tus tareas como puedes ver en este ejemplo de tareas a realizar en un día.

Verás cómo se incrementa tu productividad (hasta un 25%), baja tu nivel de estrés, ya que sabes que lo importante para ese día ya lo has hecho, mejoras el control de tu tiempo y tu autoestima al tener las tareas importantes perfectamente definidas y controladas. 

El proceso te lo enseñamos en una hora, lo pones en marcha inmediatamente y, por nuestra experiencia, tardas una semana en implementarlo en tu rutina diaria. Si te interesa puedes consultar cuando es nuestro próximo seminario aquí.