Si las cosas no funcionan REINVENTATE

Juan entraba todos los días a las 9 en su oficina y comenzaba con la rutina de atender llamadas, discusiones, consultas de compañeros y reuniones. Normalmente no podía empezar a realizar sus tareas antes de las 5 de la tarde, salía muy tarde de la oficina, de mal humor y estresado.  

El principal problema de Juan eran las interrupciones que no le permitían concentrarse en hacer sus tareas. Para solucionarlo cambió su forma de hacer las cosas, comenzó a gestionar a través del email, simplemente con tres palabras, “ponme un email” cada vez que alguien le interrumpía, de esta forma Juan pasó a controlar su tiempo en vez de que otras personas lo controlaran a él.

Para que esto funcione es fundamental contestar el email diariamente, es decir, tener la bandeja de entrada vacía.

Bandeja de entrada: El lugar donde se recibe el email y se procesa, nunca se queda ahí. Una bandeja llena significa irresponsabilidad. Una bandeja vacía significa que has contestado a todo el mundo.

Cómo vacías la bandeja de entrada?

• Lee email de la bandeja de entrada y decide si lo eliminas. No pierdas mucho tiempo.
• Si tardas menos de un minuto haz la acción requerida en el email: Contestar, reenviar, hacer una llamada, etc.
• Márcalo para hacer una acción a lo largo del día si puedes.
• Conviértelo a una tarea.
• Crea una tarea de seguimiento.
• Muévelo a la carpeta de correo procesado.
• Trabaja las tareas desde la barra de tareas pendientes.

Qué estas comunicando a tus compañeros, clientes o proveedores:

•  Significa que eres responsable.
•  Qué resuelves problemas.
•  Qué eres fiable.

 Que beneficios obtienes?

• Disminuyen las llamadas.
• Eres más productivo.
• Controlas tu tiempo y disminuyes el estrés.
• No hay discusiones sobre lo que yo dije o tú dijiste, todo queda por escrito.
• Mejoras la gestión de tu tiempo.

Tienes la bandeja de entrada completamente llena? No pasa nada, nosotros te enseñamos y puedes poner en marcha el proceso desde ya.

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